Как внедрить 1С:Документооборот в условиях хаоса

Публикация № 1111403

Управление - Делопроизводство и документооборот

33
Не всегда проекты можно внедрить по заранее спланированному алгоритму. Скорее, даже никогда проекты не удается выполнить по универсальному плану: в каждой конкретной ситуации есть свои сложности и свои проблемы. Опытом внедрения 1C:Документооборот в отсутствии описанных процессов и утвержденной структуры предприятия на конференции поделилась руководитель отдела автоматизации торговой сети РЕМИ Марина Лимонтова (г. Владивосток).

С чего все началось

Название доклада «Как внедрить 1С:Документооборот в условиях хаоса» – не случайное. Я намеренно использовала слово «хаос», который в переводе с древнегреческого означает «раскрываюсь, разверзаюсь». Оно использовалась для описания состояния вселенной после большого взрыва. Значение  беспорядка этому слову стали приписывать уже позже – в ранние христианские времена.

 

 

Эти процессы хорошо перекликаются с процессами в компании РЕМИ, которая стала бурно расти и развиваться. Количество открываемых супермаркетов возросло с 2-3 в год до 2-3 в месяц. Количество поставщиков резко возросло, и первым на себе почувствовал нагрузку коммерческий отдел. Договорного отдела у нас на тот момент не было, и все этапы заключения договоров поставки лежали на коммерческом отделе.

Проблемы с бумажными договорами были и раньше, а когда объемы резко возросли, эти проблемы приобрели масштаб катастрофы. Бумажные договоры все время терялись, невозможно было понять, на каком этапе затормозилось согласование договора.

 

 

Тогда руководство поставило нам задачу – автоматизировать процесс согласования договора.

Но никто не понимал, из чего должен состоять процесс согласования договора. У нас не было типового маршрута согласования, не было типового списка согласователей, с печатными формами договоров тоже были проблемы, поскольку они не отличались единообразием.

Конкретных требований было всего лишь два. На языке директора это звучало так:

  1. я не хочу, чтобы бумажные договоры лежали на столах у сотрудников и чтобы эти договора носили по кабинетам; 

  2. я хочу, чтобы любой договор можно было быстро найти.

 

 

 

 

Почему выбрали 1С:Документооборот

Мы поняли, что нужно автоматизировать внутренний документооборот. Перед нами было три возможных пути: Directum, 1С:Документооборот и DoscVision. После тщательного анализа всех трех направлений остановились на документообороте 1С. 

Для такого выбора было два основных критерия. Уже тогда мы понимали, что наш проект можно было отнести к категории безнадежных, потому что неопределенность требований и постоянно меняющиеся условия работы накладывали свою особенность. Программы  Directum и DoscVision стоили в несколько раз дороже, чем 1С:Документооборот. Второй аргумент в пользу этой систему, который, впрочем, оказался мифом, – мы думали, что не будет нужен выделенный администратор системы. Мы рассуждали так: программа 1С и любой 1С-ник легко разберется в ее функционале и при необходимости выполнит функцию администратора. Поначалу так и было, потому что сперва автоматизировали несколько процессов и подключили небольшое количество пользователей. Но когда автоматизировали больше процессов и почти все пользователи стали работать в документообороте, стало ясно, что своими силами не обойтись.

 

 

Поэтому отсутствие необходимости в администраторе системы – это миф. Администратор системы нужен и здесь. По двум другим системам нас сразу предупреждали, что там нужен выделенный администратор.

 

Первые сложности

Мы выбрали 1С:Документооборот, и тут началось самое интересное. После изучения методичек о подготовке к автоматизации документооборота и документации мы остановились в недоумении перед началом проекта. В методичке по подготовке была такая фраза, что подготовка часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого должна пройти постановка документооборота и подготовка процессов к включению в новую систему. Но проблема была в том, что компания продолжала резко расти и изменяться, приходили и уходили топ-менеджеры, у каждого было свое видение процессов в компании, и любой затеянный проект по подготовке к автоматизации был обречен стать неактуальным еще до своего завершения.

 

 

Тогда мы поняли, что классические методы автоматизации в нашем проекте применить не удастся.

 

 

Как подступиться к внедрению, если результаты консалтингового проекта по подготовке к автоматизации обречены стать неактуальными еще до его завершения?

 

 

 

 

Глаза боятся, а руки делают, или Первые шаги

Ответ на этот вопрос помогла найти фраза из книги Эдварда Йордана «Путь камикадзе». В этой книге автор дает подробную рекомендацию, как выжить в безнадёжных проектах. Он пишет: «используйте любые средства, которые вы сочтете подходящими для вашего безнадежного проекта, не обращая внимания на то, какими их считает весь остальной мир: современными или устаревшими…»

 

 

Вдохновленные этой фразой мы приняли решение, что подходить будем к внедрению и к подготовке творчески. Смело вычеркнули те пункты, которые сделать не могли, и остановились только на реальных пунктах.

 

 

Для начала выявили потребности и проблемы, которые возникали у сотрудников при работе с документами, и предложили новую систему организации документооборота. Параллельно с подготовкой к внедрению начали и непосредственно само внедрение, которое, как известно, начинается с ввода нормативно-справочной информации. Основным справочником, который нужно заполнить в документообороте один из первых – это структура предприятия.

Фраза «правильно спроектированная и настроенная в программе организационная структура предприятия является основополагающей базой для всех последующих работ», вроде бы, выглядит банально и во многих документациях упоминается. Но для документооборота она важна вдвойне, если не в несколько раз. Правильно спроектированная и настроенная в программе организационная структура, действительно, является основополагающей базой для всех последующих работ.

 

 

Если вы настроите ее недостаточно правильно или придадите ей не тот смысл, который придается в документообороте, то будут проблемы.  Документооборот просто не выполнит те функции, которые вы от него ожидали. Но в наших условиях, а это бурно развивающаяся компания, стремительно меняющиеся темпы роста и темы, который задавал нам руководитель, было невозможно описать структуру предприятия целиком.

 

Как съесть слона, или Этапы описания структуры предприятия

В целом в нашем проекте внедрения документооборота образ слона, которого трудно съесть целиком, приходил очень часто. В нашем случае можно выделить 3 таких слона.

Первый слон – это создание структуры предприятия. Второй – описание бизнес-процессов для документооборота, их взаимосвязь и детализация. А третий – настройка прав доступа.

 

 

Я подробнее остановлюсь на создании структуры предприятия. Классический рецепт, как съесть слона, все знают. При разработке структуры предприятия это выглядело так: мы выделили часть, которую необходимо срочно было внедрить. Т.к. коммерческий отдел был первым кандидатом на автоматизацию, то структурировать подразделение «коммерческий департамент» мы решили первым.

Но возникла проблема: нужно было добыть информацию о структуре коммерческого департамента. Здесь тоже нас ждала проблема. Пользователи не понимали важности внедрения документооборота и были заняты, что естественно в такой бурно развивающейся компании. Поэтому было нереально получить или дождаться описание этой информации от ответственных лиц, которые владели ею.

 

 

Пришлось идти самим в народ, ловить руководителей подразделений. Сезон охоты на коммерческого директора мы открыли первым. Это, действительно, было похоже на охоту, потому что коммерческого директора между переговорами с поставщиками и совещаниями у руководства необходимо было сначала выследить, затем поймать и не просто поймать, а еще и задержать как минимум на полчаса для обстоятельной беседы. В ходе этой беседы нужно было объяснить, какой смысл вкладывает программа 1С:Документооборот в структуру предприятия.

Основной смысл структуры предприятия – это административная иерархия подразделений и сотрудников. А та структура, которая у нас использовалась в учетной системе на тот момент, совершенно не подходила для документооборота, потому что была разработана в основном для того, чтобы учитывать затраты в разрезе подразделений. И подчиненность сотрудников иерархия подразделений совсем не учитывала. И такие вещи нужно было объяснить руководителям. Им нужно было также рассказать, что деление по чисто функциональному признаку имеет смысл только на верхнем уровне иерархии. Т.е. разделение на различные департаменты (коммерческий, информационных технологий, персонала и так далее) – это функционально. А уже внутри департаментов только функциональный признак не подходит, необходимо выделять структурные единицы только в том случае, если у них будет реальный руководитель, который выполняет административные функции.

 

 

Что подразумевается под административными функциями? Например, что руководитель согласует служебной записки своих подчиненных, решает какие-то вопросы, типа предоставления отпуска. 

Ниже есть пример неправильной структуры, которую предлагалось протащить в документооборот.

 

 

Структура такая: в коммерческом отделе есть несколько групп сотрудников, которые занимаются различными видами товаров, например, одни занимаются кондитерскими изделиями, другие – закупкой алкоголя. В составе каждой группы есть категорийные менеджеры и их помощники, которые занимаются только этими видами товаров. Но руководители у всех категорийных менеджеров отдельные, а у всех помощников категорийных менеджеров есть свои руководители. Поэтому такая структура не подошла.

А теперь пример правильной структуры.

 


 

Мы объединили группу категорийных менеджеров в отдельное подразделение, группу помощников категорийных менеджеров – в свое подразделение. Таким образом, мы описали более-менее реально структуру коммерческого отдела, и можно было приступать к опытной эксплуатации после настройки процессов.

 

Опытная и промышленная эксплуатация

Что в нашем случае подразумевала опытная эксплуатация? В первую очередь найти самого обучаемого и грамотного пользователя. Задача сложная, но вполне посильная. Надо было научить его, получить обратную связь, и внести поправки в настройки процесса на основании обратной связи. После этого написать инструкцию и переходить к промышленной эксплуатации.

 

 

Но промышленная эксплуатация – это отдельная история. Здесь мы столкнулись с проблемой, известной со времен Петра I – неофобия. Это патологический страх перед всем новым и непривычным. Сотрудники не хотели ничего менять в своей работе, придумывали тысячу причин, по которым они не могут пользоваться новой программой. И пришлось заняться популяризацией 1С:Документооборота среди сотрудников.

Первое решение, которые мы приняли, – сделали обязательным использование почтового клиента 1С:Документооборот. Это было средство взглянуть страху в глаза и заставить пользователей привыкнуть к новому для них интерфейсу и терминам. До этого у нас не было единой политики в использовании почтовых клиентов, поэтому появился дополнительный «бонус» – единообразие почты. Кроме того, почтовый  клиент сыграл большую роль: теперь самая главная отговорка пользователей, что у них не установлена программа и они не умеют ее пользоваться, была ликвидирована. Если почтовый клиент установлен, значит, есть программа документооборота, значит, вы умеете в нее входить.

Дальше мы поняли, что процессы и термины документооборота трудны для понимания неискушенным пользователям. И решили использовать в качестве пилотного проекта процесс, близкий и затрагивающий интересы каждого сотрудника, – это согласование заявления на отпуск. Договорились с отделом кадров, что все заявления на отпуск будут приниматься только через 1С:Документооборот, и лед тронулся. Пользователи все больше и больше работали с документооборотом, понимали термины, понимали отличие процессов от документов.

Оставалось только создать спрос на функционал программы. Этот спрос мы создали собственным примером: мы перевели заявки в IT-департамент на систему заявок через документооборот. Через некоторое время, вы не поверите, на нас обрушилась целая лавина заявок с просьбой о том, чтобы сделать в других подразделениях что-то аналогичное. И такие просьбы были от тех пользователей, которые буквально месяц назад сопротивлялись работе в документообороте.

 

 

В общем, процесс пошел. Потихоньку коммерческий отдел начал работать с договорами, другие процессы настраивались, и работы хватало, так как все менялось.

 

Полезные доработки

Хочу отметить очень важную роль, которую сыграла команда наших разработчиков во внедрении документооборота. Хотя они непосредственно внедрением не занимались, но наличие опытных разработчиков позволило нам воплотить самые смелые фантазии по усовершенствованию функционала документооборота. Трудно в рамках доклада рассказать обо всех доработках, но на двух из них я хотела бы остановиться подробнее.

 

 

Динамические автоподстановки исполнителей шагов процесса. Для непосвященных поясню: шаблон процесса – это типовой маршрут в документообороте, который настраивается заранее и применяется для запуска процессов. На каждом шаге можно автоматически назначать исполнителей, но стандартный функционал программы предполагает, что исполнители могут вычисляться только из тех пользователей, которые как-то упомянуты в документе. Это может быть автор документа, адресат документа, ответственный. Нам сильно не хватало такого функционала, который позволял бы вычислить пользователя по другим реквизитам документа. Например, счет на оплату, который должен сначала согласоваться в документообороте. Последний исполнитель в системе – главный бухгалтер организации, на которую выписан этот счет (исполнителю приходит задача оплатить счет). И наши разработчики придумали такой механизм, когда есть специальный справочник автоподстановок, и на языке 1С: Предприятие описывается алгоритм, который возвращает пользователя. Мы передаем туда значение организации с документа, и возвращается роль исполнителя по этой организации.

 

 

Еще одна удобная штука есть, которая позволяет передавать значения из любых объектов документооборота, например, название роли. Если роль главного бухгалтера организации, которой выписывают счет, не назначена никому из пользователей, то документ по умолчанию идет на согласование к заместителю  финансового директора.

 

 

Мы получили список автоподстановок существенно расширенным при небольших трудозатратах разработчиков.

 

 


 

Вторая доработка, о которой хотелось бы рассказать, – это автопополнение рабочих групп по должностям. Суть ее гораздо проще, чем у предыдущей доработки, но это не делает ее менее значимой.  

Справка для непосвященных: в документообороте есть такое понятие, как «рабочие группы пользователей», которые используются для назначения доступа, для групповой рассылки писем. Но стандартные функционалы этих рабочих групп предполагают добавление пользователей вручную и поименно. Поэтому на актуализацию рабочих групп тратится очень много времени. При небольшой доработке у нас получилась следующая схема: в окне «пополнение рабочей группы» добавили одну закладку, на которой указываются должности. И регламентное задание, запускаемое периодически, ищет сотрудников, которые в рабочую группу не входят, но имеют указанную должность. И эти сотрудники автоматически добавляются в рабочую группу. То же самое работает на удаление.

 

 

 

Плюсы и минусы встроенного почтового клиента 1С:Документооборот

Как я уже говорила, решение об использовании почтового клиента 1С:Документооборот было скорее политическим, чем технически обоснованным. Потому что до полноценного клиента клиенту 1С, конечно, еще далеко, и сравнивать функциональность с Microsoft Outlook даже не стоит. Но есть плюсы, о которых можно говорить. Их вес оказался достаточно ощутимым для наших пользователей. Это:

  • доступность почты с любого компьютера, где можно зайти в 1С;

  • централизованная адресная книга, причем всегда актуальная настолько, насколько актуален справочник подразделений и сотрудников в 1С:Документооборот;

  • возможность прикреплять переписку к внутренним документам.

 

 

Есть и минусы:

  • отсутствие интеграции с операционной системой, т.е. кнопка «отправить по почте» не работает, и это приводит в негодование многих пользователей;

  • существенно увеличивается объем базы при большом количестве пользователей и объеме у них почты. Получается, что наша база сейчас весит, наверное, уже больше 2 терабайт и где-то 80% из этого объема занимают письма, электронная почта;

  • нужно учитывать, что потребуется лицензия 1С:Предприятие на всех пользователей почтового клиента;

  • еще один функциональный минус, мы пока не нашли, как решить эту проблему: периодически зависают регламентные задания отправки почты.

 

 

 

Советы по использованию 1С:Документооборот совместно с другими программами

Я выделила 2 важные рекомендации, если вы собираетесь использовать 1С:Документооборот совместно с другими программами.

  1. Не используйте типовые правила обмена, а настройте свои. Потратьте время, разберитесь в 1С-конвертации и настройте свои правила. Это спасет вас от ненужных данных в документообороте. Если бы мы использовали типовые данные, как я уже объясняла раньше, структура предприятия учетной системы, которая совсем не годилась бы для процессов документооборота, выгрузилась бы и помешала работать.

  2. Второе важное условие, на которое нужно обратить внимание в начале внедрения, – надо автоматизировать актуализацию справочника пользователей, в котором должна быть информация о руководителях подразделений, информация о должностях, на которые перемещаются сотрудники. В общем, наладить обмен данными с кадровой учетной системой. Это очень важно, потому что отсутствие такой синхронизации тоже приводит к остановке в процессах и другим проблемам эксплуатации.

 

 

 

Сложности при предоставлении прав доступа

Самым сложным сегментом при внедрении 1С:Документооборот мне показалась система прав доступа. Обозначу пункты системы прав доступа, которые не похожи на системы прав доступа других программ линейки 1С.

Необычно, что папка документов здесь, скорее, используется не как контейнер для хранения документов, а как уровень дополнительного доступа. Нужно это иметь в виду, когда заводите папки документов.

Удобная настройка доступности полей по состоянию. Настоятельно рекомендую в самом начале внедрения программы обратить внимание на этот функционал, и он откроет перед вами новые горизонты в управление доступом.

Неудобно, что стандартные роли сильно укрупнены. Стандартных ролей, которые предлагаются функционалом, немного, и они, действительно, укрупнены. Покажу это на примере работы с нормативно-справочной информацией. В ней есть такая роль, которая разрешает редактировать и пополнять все справочники. В крупных компаниях это неудобно, поэтому пришлось нам дорабатывать роли.

И самый сложный момент. Мы обнаружили, что роль «контроль задач и процессов» дает неограниченные права на просмотр процессов, а ее отключение делает невозможным просмотр процессов, даже если они запущены автором документа. Т.е. человек создает документ, регистрирует его, запускает какой-то процесс, и если в нем есть подпроцессы, в которых он не участвует, он уже не увидит эти процессы. Здесь мы пытаемся выйти из положения своими доработками, но пока однозначного решения не нашли.

 

 

 

Подводные камни внедрения

В процессе проекта первым рифом, на который напоролся наш корабль внедрения, стал мобильный документооборот. Резко ограниченный функционал этого приложения снизил рейтинг 1С:Документооборота среди пользователей. Также укажу на недоступность внутренних документов и мероприятий. Это значит, что пользователь получает на свое мобильное устройство задачу, например, айтишнику приходит на основании внутреннего документа заявка выполнить какую-то работу. Текст задачи он может посмотреть, а открыть саму заявку не может, потому что внутренние документы в мобильном приложении недоступны к просмотру. То же самое с мероприятиями: приглашение на мероприятие придет, а само мероприятие посмотреть невозможно никак.

Другая сложность – отсутствие push-уведомлений и на события (задачи), и на почтовые сообщения. Получается, чтобы узнать, не пришло ли сообщение о новых задачах, необходимо открыть приложение, синхронизироваться с сервером и только тогда узнаешь, какие задачи пришли.

Еще одним существенным подводным камнем стало отсутствие новых релизов за последний год. Предыдущий релиз был выпущен в сентябре 2017, и буквально недавно был выпущен следующий. Я уже говорила о наших замечательных разработчиках, с их помощью нам удалось пережить этот трудный период, и мы какие-то ошибки исправляли сами.

 

 

 

Вместо заключения

Прошло два года с начала внедрения документооборота в нашей компании. Конечно, еще многие проблемы не решены, и многие процессы не автоматизированы. Но сегодня можно с уверенностью сказать, что эта программа стала незаменимой. И если забрать ее сейчас, то работа многих подразделений будет парализована. А при умелом внедрении 1С:Документооборот  сможет стать катализатором порядка на предприятии. Порядок будет, в первую очередь, заключаться в том, что быстро и эффективно наладится взаимодействие подразделений.

 

 

Поэтому призываю всех: не бойтесь сложных проектов и внедряйте документооборот даже в условиях неопределенности!

 

****************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции INFOSTART EVENT 2018 EDUCATION. Больше статей можно прочитать здесь.
Приглашаем вас на новую конференцию INFOSTART EVENT 2019!

33

См. также

Специальные предложения

Комментарии
Избранное Подписка Сортировка: Древо
1. Rustig 1188 21.08.19 19:34 Сейчас в теме
2. oler2 22.08.19 08:32 Сейчас в теме
Давно мщем замену этому монстру
Пока их инет((
3. ellavs 618 22.08.19 09:32 Сейчас в теме
(2) а почему ищете замену? Мы только собираемся внедрять, поэтому хотелось бы сразу знать наперед о возможных проблемах.
7. oler2 23.08.19 07:17 Сейчас в теме
(3) ну это древняя система из 00х
Интерфейс требует обученичения сотрудников
Ресурсы жрет как....
требуется 1с программист
Адаптирована для законерелого госа, вот прям до мозга и костей


Да если выбирать, пока больше особо нечего, но мы не сильно изучили иностранные системы, в первую очередь онлайны
Нам не сэд как таковой нужен, а система согласований и хранения доков

1с хороша, что не за дорого ее можно дописать
Но неудобства интерфейса, перегруженность, отсутсвие элементарных адаптивностей.....
9. ellavs 618 23.08.19 07:44 Сейчас в теме
(7) ясно. Мы сейчас для хранения документов подразделений используем SharePoint Online (там тоже тот еще конструктор, чтобы допиливать под себя - нужен C#-программист с умением готовить Rest API, а без должной настройки - это будет просто файловый склад).
А нам нужно как раз наоборот нормальный СЭД в основном для распорядительных документов - типа подготовка приказа, проект приказа, утверждение, хранение его скана и т.п.
10. oler2 24.08.19 20:36 Сейчас в теме
(9)шарепоинт пилотно ставил-тестил
Ад...
1с за пару тройку дней тестится, обзоров много
6. sulig 27 22.08.19 17:57 Сейчас в теме
(2) Тоже интересует зачем менять? Со своими функциями справляется хорошо
8. oler2 23.08.19 07:18 Сейчас в теме
4. AlX0id 22.08.19 10:37 Сейчас в теме
"Товарищ! Смело автоматизируй хаос!"
(по мотивам картинки, где вычеркнуты пункты по приведению хаоса в структурированный хаос)
На самом деле понятно, что это сделано только потому, что бюджета выхода не было.. Но все равно печально, что таковы реалии.
5. sulig 27 22.08.19 17:52 Сейчас в теме
Тоже реализовал нечто подобное "Динамических подстановок", даже красивее с моей точки зрения и на типовом функционале)))
В качестве обмена рекомендую использовать "Бесшовную интеграцию"
Оставьте свое сообщение